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マニュアル作成豆知識

今更聞けない!失敗しないマニュアルの作り方

業務の引き継ぎ時や新しいツールの導入時など、多くの企業でマニュアルを作成する作業が発生するかと思います。しかし、いざ自分がマニュアル作成の担当者になった時、初めてだと何から手をつけていいのか、どのように作成したら良いかわからないものですよね。

そこで今回は、担当者になった時に役立つ、マニュアル作成の流れとコツについてご紹介します。

ポイントを押さえて実用的なマニュアルに!

マニュアル作成の大きな流れは以下の通りです。

①マニュアル作成の目的を明確化:何のために必要なのかを明確にしましょう

②マニュアルにする内容の大まかな構成を作成:全体の流れをつくりましょう

③各項目の作業を棚卸し:記載する細かな内容について棚卸ししましょう

④作成するツールとアウトプット形式を決定:どのツールを使って作成するのか・どんな出力方法が良いかを検討しましょう

⑤ツールに落とし込む:実際にマニュアルを作成しましょう

⑥アウトプット&格納:マニュアルを出力し、管理しましょう

それでは、各項目について詳しく内容を見ていきましょう。

マニュアル作成の流れをさらに詳しく!

Step1:マニュアル作成の目的を明確化

いきなりマニュアルツールへの打ち込みに取り掛かろうとしている方、一旦手を止めてください!

マニュアルを作成する前に、実はとても大事なポイントがあるんです。

それは「何のために、誰が必要なマニュアルなのか」を明確にすること。

「新入社員が機器操作を確認するためのマニュアル」「担当者がいない時の緊急用サポートマニュアル」など、目的を明らかにしておくことで作成中に判断に迷うことがなくなります。

どの内容を載せるのか、どこまで詳細なマニュアルにするのか、といった線引きができ、その結果、マニュアル作成の効率化にもつながります。このステップを踏むことで、クオリティも手間も後々大きく変わりますので、面倒だと思っても、ぜひ一度やってみてください。

マニュアルの一番最初(最上部)に「作成する目的」を記載しておくと作成中いつでも振り返られるのでお勧めです!

Step2:マニュアルにする内容の大まかな構成を作成

目的が明確になったら次は、大まかな構成を作成します。ドキュメントや手書きで、ざっくりとどんな内容をマニュアルにするのか大項目を並べていきましょう。

並べ終わったら全体を確認し、必要のない情報があれば削除するなど、情報の精査を行いましょう。

Step3:各項目の作業を棚卸し

次に、実際に手を動かし作業しながら、各大項目の内容を詳細に棚卸しをしていきましょう。頭の中で思い出しながらよりも、作業をしながら一つひとつ書き出していくと抜け漏れがなく安心です。

Step4:作成するツールとアウトプット形式を決定

内容の整理が終わったら、内容に適した作成ツールと、アウトプット方法を決定しましょう。

例えば、現場作業の手順書であれば、文書マニュアルではなく、動画マニュアルの方が適していたり、研修中に講義とセットで使用するマニュアルであれば、文書マニュアルが適しているなど、目的に照らして判断することをお勧めします。

Step5:ツールに落とし込む

Step3にて細かく棚卸しできていれば、この落とし込み作業はスムーズに行うことができます。実際に落とし込んでみるとこちらの順番の方がわかりやすいなどの気づきもあるので、作成しながら内容やレイアウトの微調整も行いましょう。

また、写真や動画などが必要な場合はどんな素材が必要かをこの時点で検討し、準備しましょう。

Step6:アウトプット&格納

マニュアルをアウトプットし、完成です!

マニュアルデータは社内で共有し、フォルダを一元化することをお勧めします。そうすることで、マニュアルが必要になった際に社員が自らフォルダにアクセスできるので、受け渡し等の工数を減らし生産性を向上させることができます。

まとめ

いかがでしたか?今回はマニュアル作成の基本的な流れをご紹介しました。

どんなマニュアルでも、これらのポイントを押さえ、作成することでマニュアルの作り直しや行き詰まりもなくなります。

ぜひ今回の記事を参考にマニュアル作成を行ってみてください!

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