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これだけは押さえておきたい!新入社員向けマニュアル作り方のコツ

新入社員が入社する際、多くの企業でマニュアルを準備しますよね。企業によっては、礼儀やマナー解説、専門知識までマニュアルの内容は様々です。

新入社員向けマニュアルは、新入社員にとって会社や仕事を覚える大事なアイテム。コツを押さえて分かりやすいマニュアルを作りましょう!

この記事では、新入社員向けマニュアル作成のコツについてご紹介します!

既存社員にとっては当たり前なことも洗い出してマニュアルに

会社のルールや作業の手順などのマニュアルを作成する際、自分たちが普段慣れている業務や事柄は記載することを忘れてしまいがちです。

抜け漏れが発生しないためにも、一つひとつ細かな業務も洗い出して書き起こすようにしましょう。

新卒社員向けマニュアルを作成するときは特に細かな視点が必要になります。新卒社員にとっては社会人としての知識全てが新鮮なもの。社会人として当たり前だと感じるようなルールやマナーも詳細にマニュアルに記載しましょう。

新卒社員はデジタル世代。視覚でわかるマニュアルを

10代、20代の新卒社員は、デジタルにとても慣れている世代です。特に日常の中でも動画触れる機会が多いため、動画などの視覚的な情報で伝えることでより理解度を高めることができます。動画でなくても画像を多用することで新卒社員にとって分かりやすいマニュアルになります。

また、出力は紙だけでなく、PCやスマホでも確認できるように管理しましょう。自宅やふとしたときにすぐに復習できる環境があると学習率もアップします。

「すぐに見つけられる」マニュアル管理を

新入社員向けのマニュアルは様々な情報を伝えなければいけないため、情報量が多くなってしまいがちです。何か分からないことがあったときにマニュアルの該当箇所を探そうと思っても、どこにあったかわからないという状況がよく起こります。

そこで、欲しい情報がどこにあるか一目でわかるよう、タイトルや目次、管理の仕方を工夫しましょう。例えばマニュアルの表紙に、タイトルだけでなくマニュアルの概要や目次も記載したり、PC内で格納する場合は、フォルダのタイトルを工夫してどのフォルダを見れば欲しい情報があるのか分かりやすくするなど方法は様々です。

「探す」時間の短縮も業務効率化につながります。

マニュアルに紐付けてテスト問題を作成。学習率をUP

新入社員向けのマニュアルは情報量が多く、頭に入れたつもりでもなかなか定着しないということが多いでしょう。そこで、マニュアル内の情報でテスト問題を作成し、理解度向上のための学習機会を作りましょう。インプットした情報をアウトプットするために人は頭の中で情報を整理します。整理することで理解の向上につながり、知識として長く定着させることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

新入社員向けマニュアルを作成する際はぜひ上記の点に気をつけて作成してみてください。

新入社員向けマニュアル作成にはinfoCapが活躍!

新入社員向けマニュアルを作成する際には、マニュアル作成ツールがあると便利です。infocapは手間のかかる作業を自動化することにより誰でも簡単にマニュアルを作成することができます。

特に研修のマニュアルは短期間で多くの情報量をまとめなければいけません。そんな時にはマニュアル作成ツールを活用して業務効率化を目指しましょう!

マニュアル作成ツールをお探しの方は、ぜひマニュアル作成ツールinfoCapも検討してみてください。

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